בלוג

בעולם המודרני העכשווי, ניהול המשאב האנושי בעסקים מצריך כלים דיגיטליים מתקדמים על מנת לייעל תהליכים ולשפר את ביצועי העובדים.
אחת המערכות המשמעותיות בתחום זה היא מערכת ה-CRM, שמלבד תפקידה המסורתי
כמערכת לניהול לקוחות – מציעה פתרונות יעילים גם לניהול עובדים.
במאמר זה נבחן את היתרונות של ניהול עובדים באמצעות מערכת CRM, ואת האופן שבו היא יכולה לסייע במעקב אחר שעות עבודה, ניהול הפסקות, ומדידת זמני עבודה אפקטיביים.

מה כולל ניהול עובדים תקין?

שעון נוכחות דיגיטלי במערכת CRM (הפתרון האידיאלי לעבודה מהבית או מהמשרד)

אחד היתרונות המשמעותיים של מערכת CRM הוא היכולת להטמיע בתוכה שעון נוכחות דיגיטלי.
מערכת זו מייתרת את הצורך בשעוני נוכחות פיזיים במשרד,
ומספקת גישה נוחה ורחבה למידע זה מכל מקום, כולל עבודה מרחוק.

שעון הנוכחות מוטמע בתוך מערכת ה-CRM, ניתן להבטיח שהעובדים מזינים את זמני כניסתם ויציאתם
בצורה שקופה ומדויקת על ידי הכניסה למערכת
וזו צורת מדידת הזמן שלהם במהלך המשמרת או זמן העבודה שנקבע.

פתרון זה מאפשר למנהלים מעקב אחר שעות העבודה בזמן אמת, ניהול רישומים מדויקים של שעות עבודה,
והפקת דוחות מותאמים אישית לצרכים ספציפיים של העסק.

דוחות שכר מבוססי נתונים

בזכות תיעוד מדויק של שעות העבודה במערכת ה-CRM,
ניתן להפיק דוחות למחלקת שכר בקלות וביעילות בסוף כל חודש.
כל נתוני הנוכחות וזמני העבודה שמוזנים למערכת הופכים לזמינים לצוות הנהלת החשבונות,
מה שמפחית את הצורך בעיבוד ידני ומסייע במניעת טעויות.
מעבר לכך, המערכת יכולה לתת תמונת מצב על חריגות כגון שעות נוספות, הפסקות ארוכות מדי,
או חוסר זמינות ושימוש במערכת במועדים שנקבעו מראש (בדיקה על ידי אי תזוזת העכבר במשך זמן מוקצב).

ניהול הפסקות עובדים

ניהול הפסקות הוא סוגיה מהותית בניהול עובדים, ולמערכת CRM יש תפקיד משמעותי ביכולת לפקח על כך.
באמצעות המערכת, ניתן להגדיר את זמני ההפסקות המותרים לעובדים ואת משך הזמן המקסימלי של הפסקה בתשלום.
מעבר לכך, ניתן לקבוע הגבלות שבהם הפסקה מעבר לזמן המותר תהיה על חשבון העובד.
(לדוגמה: הפסקה המרכזית מוגדרת כחצי שעה ביום, הפסקה מעבר לזמן זה היא על חשבון העובד).

מדידת זמני עבודה אפקטיביים

מערכת CRM מאפשרת למנהלים לא רק לעקוב אחר שעות העבודה הפורמליות של העובדים, אלא גם לנתח את יעילותם.
לדוגמה, במוקדי שירות לקוחות / מכירות ניתן למדוד כמה שיחות טלפון הוצאו במהלך המשמרת,
מהו זמן השיחה הממוצע, כמה שיחות נותרו ללא מענה ועוד נתונים רבים לבחירה, לפי מה שמעוניינים למדוד.
נתונים אלו מאפשרים למנהלים להבין את רמת היעילות של העובדים,
לזהות אזורים שבהם ניתן לשפר את תהליכי העבודה, ולבסס תובנות עסקיות המבוססות על ביצועים בפועל.

ניהול עובדים – סיכום

ניהול עובדים באמצעות מערכת CRM מציע לעסקים כלים מתקדמים לשיפור ניהול המשאבים האנושיים.
בעזרת מעקב מדויק אחר שעות העבודה, הפקת דוחות שכר מסודרים, ניהול הפסקות, ומדידת זמני עבודה אפקטיביים,
המנהלים יכולים לקבל החלטות מבוססות נתונים ולשפר את ביצועי הצוותים שלהם.
זהו בהחלט כלי עוצמתי המאפשר לארגונים לייעל תהליכים פנימיים ולמקסם את הפוטנציאל העסקי של העובדים.